Un devis d’infogérance pertinent commence par une vision claire de votre environnement informatique et de vos priorités. Cette checklist vous aide à rassembler les éléments utiles avant de contacter un prestataire, sans exiger un inventaire technique parfait. Elle complète la page consacrée à l’infogérance, qui présente la solution proposée par Expertis IT, sans en reprendre le contenu commercial.
1. Désigner les interlocuteurs du projet
Commencez par identifier les personnes capables de présenter les usages informatiques de l’entreprise et de valider les décisions. Un référent centralise les informations, tandis que la direction précise les priorités opérationnelles et budgétaires. Les responsables métiers peuvent compléter cette préparation lorsque certaines applications sont propres à leur activité.
- Nom et fonction du référent principal
- Coordonnées des interlocuteurs concernés
- Personne habilitée à valider le périmètre et le devis
- Responsables des applications métiers
- Prestataires informatiques ou télécoms déjà impliqués
2. Préparer une vue simple de votre organisation
Le prestataire doit comprendre où travaillent les utilisateurs et comment l’activité est répartie. Indiquez chaque site physique concerné, les effectifs associés et les principales formes de travail à distance. Cette vue d’ensemble permet de cadrer les besoins sans entrer immédiatement dans la configuration de chaque équipement.
- Nombre total d’utilisateurs
- Nombre d’utilisateurs par site
- Adresses des sites à prendre en compte
- Utilisateurs en télétravail ou en déplacement
- Horaires habituels de fonctionnement
- Équipes ou activités nécessitant une continuité particulière
- Évolutions prévues des effectifs ou des locaux
3. Constituer un premier inventaire du parc
Un tableau même incomplet est préférable à une estimation globale. Recensez les équipements connus, leur usage et leur ancienneté approximative. Si vous ne disposez pas de ces informations, signalez-le dans votre demande : l’offre All Inclusive PME prévoit un audit initial du parc informatique.
- Postes fixes et ordinateurs portables
- Serveurs physiques et environnements virtualisés
- Pare-feu, routeurs, commutateurs et bornes Wi-Fi
- Imprimantes et périphériques partagés
- Équipements de stockage et de sauvegarde
- Téléphones professionnels et équipements VoIP
- Matériels vieillissants ou déjà identifiés comme prioritaires
- Équipements appartenant à l’entreprise ou loués
4. Recenser les logiciels et services indispensables
Listez les outils dont dépend le travail quotidien, en utilisant leur nom commercial lorsque vous le connaissez. Précisez également qui les fournit ou les administre. Cette étape aide à distinguer l’environnement bureautique courant des applications métiers nécessitant l’intervention d’un éditeur tiers.
- Messagerie et outils collaboratifs
- Applications de gestion, comptabilité, production ou relation client
- Logiciels installés sur les postes
- Services Cloud utilisés par les équipes
- Bases de données et applications hébergées en interne
- Portails ou services accessibles à distance
- Éditeurs, intégrateurs et hébergeurs associés
- Licences ou abonnements dont le renouvellement approche
5. Décrire les difficultés et leurs conséquences
Une demande de devis gagne en précision lorsqu’elle explique les problèmes rencontrés au lieu de demander seulement une prise en charge complète. Pour chaque difficulté, indiquez sa fréquence, les utilisateurs concernés et son impact sur l’activité. Le prestataire pourra ainsi comprendre vos priorités avant l’échange de cadrage.
- Incidents récurrents sur les postes ou logiciels
- Interruptions de réseau ou de connexion Internet
- Lenteurs affectant le travail quotidien
- Difficultés d’accès à distance
- Demandes utilisateurs insuffisamment suivies
- Équipements ou logiciels devenus inadaptés
- Manque de visibilité sur les sauvegardes
- Risques de sécurité déjà identifiés
- Temps perdu ou activité interrompue lors des incidents
6. Faire le point sur les accès et la documentation
Avant tout échange technique, vérifiez où sont conservés les accès d’administration et les documents utiles. Ne transmettez pas de mots de passe dans une demande de devis non sécurisée. Il suffit d’indiquer si les accès existent, qui les détient et quelles informations pourront être mises à disposition au moment approprié.
- Schéma du réseau ou plan d’architecture existant
- Inventaire informatique disponible
- Liste des comptes administrateurs connus
- Accès aux noms de domaine et services DNS
- Accès aux consoles Cloud et de messagerie
- Accès aux équipements réseau et de sécurité
- Contrats de licences, d’hébergement et de télécommunications
- Coordonnées du prestataire informatique actuel
- Procédure interne de création et de suppression des comptes
7. Clarifier vos priorités de sécurité et de continuité
Préparez un état des lieux factuel des protections déjà utilisées et des données importantes pour l’activité. Vous n’avez pas besoin de concevoir vous-même la solution. L’objectif est d’indiquer ce qui existe, ce qui pose problème et ce qui doit pouvoir être restauré. La page Sécurité et Réseaux présente séparément les solutions proposées par Expertis IT dans ce domaine.
- Protection antivirus ou antimalware actuellement déployée
- Pare-feu et filtrage des accès Internet
- Authentification multifacteur utilisée ou non
- Règles de gestion des comptes et des droits
- Données et applications considérées comme prioritaires
- Solution de sauvegarde actuelle
- Fréquence connue des sauvegardes
- Dernier test de restauration réalisé, s’il est connu
- Besoin identifié de reprise d’activité après un incident
- Incident de cybersécurité antérieur pertinent pour le cadrage
8. Définir le résultat attendu du futur accompagnement
Formulez vos attentes avec des situations concrètes. Vous pouvez notamment préciser ce qui doit changer pour les utilisateurs, la direction et le référent informatique. Cette expression du besoin aide le prestataire à préparer ses questions et à séparer l’exploitation courante des projets ponctuels.
- Point de contact souhaité pour les utilisateurs
- Besoins d’assistance à distance
- Situations pouvant nécessiter une intervention sur site
- Équipements ou services à superviser en priorité
- Besoin de conseil sur le renouvellement du parc
- Projets à isoler de la gestion informatique courante
- Indicateurs que la direction souhaite suivre
- Contraintes internes de validation des changements
- Objectifs de maîtrise ou de visibilité budgétaire
9. Préparer les questions à poser pendant le rendez-vous
Le premier échange sert à confronter votre besoin au périmètre proposé. Préparez vos questions à l’avance afin d’obtenir des réponses comparables entre plusieurs offres. Interrogez notamment le prestataire sur les exclusions, les responsabilités de chaque partie et les conditions applicables lorsqu’une demande sort du cadre prévu.
- Quels utilisateurs, sites et équipements seront couverts ?
- Quels canaux permettront de demander une assistance ?
- Comment les incidents seront-ils classés et suivis ?
- Quelles opérations seront incluses ou traitées séparément ?
- Dans quelles conditions une intervention sur site sera-t-elle envisagée ?
- Quels accès et prérequis seront nécessaires au démarrage ?
- Comment les changements du parc seront-ils pris en compte ?
- Quels rapports ou points de suivi seront proposés ?
- Comment seront gérés les logiciels et fournisseurs tiers ?
- Quelles sont les modalités de sortie et de transfert des informations ?
10. Relire les aspects contractuels avant de signer
Cette checklist prépare une demande de devis, mais ne constitue pas un conseil juridique. Lors de l’examen de la proposition et du contrat, faites préciser les dispositions sensibles et demandez, si nécessaire, une validation par un professionnel du droit. Cette précaution est particulièrement utile lorsque le prestataire accède à des données personnelles, à des informations confidentielles ou à des systèmes critiques.
- Traitement des données personnelles et éventuelle sous-traitance au sens du RGPD
- Engagements de confidentialité
- Répartition des responsabilités et limites prévues
- Assurances professionnelles applicables
- Propriété intellectuelle des documents, configurations et développements
- Recours éventuel à des sous-traitants
- Procédure de notification des incidents de sécurité
- Conditions financières et prestations complémentaires
- Durée, renouvellement et résiliation
- Restitution des accès, données et documents en fin de contrat
11. Envoyer une demande de devis exploitable
Votre message peut rester court s’il présente clairement le contexte, le périmètre approximatif et les priorités. Mentionnez les informations manquantes plutôt que de les estimer. Expertis IT pourra ensuite vous indiquer les éléments nécessaires pour approfondir l’étude de votre environnement.
- Présentation succincte de l’entreprise et de son activité
- Nombre approximatif d’utilisateurs et de sites
- Résumé du parc et des services informatiques
- Principales difficultés rencontrées
- Applications essentielles à l’activité
- Organisation actuelle du support informatique
- Priorités de sécurité ou de continuité
- Projets ou changements déjà programmés
- Coordonnées du référent disponible pour un échange
Questions fréquentes
Faut-il disposer d’un inventaire complet avant de demander un devis ?
Non. Préparez les informations dont vous disposez et identifiez les éléments manquants. Un nombre approximatif d’utilisateurs, de postes, de serveurs et de sites permet déjà d’engager un premier échange. Expertis IT prévoit par ailleurs un audit initial dans son offre All Inclusive PME.
Quelles informations ne faut-il pas envoyer dans la demande initiale ?
N’envoyez pas de mots de passe, de clés d’accès ni d’autres secrets techniques dans un message non sécurisé. Indiquez simplement qui détient ces accès et s’ils pourront être mobilisés lors d’une étape ultérieure.
Comment présenter un parc informatique mal documenté ?
Commencez par les éléments visibles : utilisateurs, postes, serveurs, équipements réseau, logiciels et services Cloud. Signalez ensuite les zones d’incertitude. Le manque de documentation constitue lui-même une information utile pour préparer le cadrage.
Faut-il inclure les projets futurs dans la demande ?
Oui. Mentionnez les recrutements, déménagements, renouvellements de matériel, migrations ou changements d’applications déjà envisagés. Le prestataire pourra les distinguer de la gestion informatique courante et adapter son analyse.
Pourquoi identifier les éditeurs et prestataires déjà présents ?
Plusieurs intervenants peuvent participer au fonctionnement d’une application, d’une connexion Internet, d’un service Cloud ou d’un équipement. Les identifier aide à comprendre les responsabilités actuelles et les interactions à prévoir.
Cette checklist permet-elle de valider juridiquement un contrat d’infogérance ?
Non. Elle sert à préparer le besoin et les questions à poser. Les clauses relatives aux données personnelles, à la confidentialité, à la responsabilité, à la propriété intellectuelle ou à la réversibilité peuvent nécessiter l’avis d’un professionnel du droit.
Préparez votre demande de devis d’infogérance
Rassemblez le nombre d’utilisateurs et de sites, un aperçu de votre parc, vos applications essentielles et vos trois priorités principales. Transmettez ensuite ces éléments à Expertis IT via la page Contact ou appelez le 0805.69.52.69 pour demander une proposition adaptée à votre PME.