Une demande de devis d’infogérance gagne en précision lorsque votre environnement informatique, vos difficultés et vos priorités sont déjà documentés. Cette checklist vous aide à rassembler les informations utiles avant de contacter un prestataire. Pour découvrir les solutions proposées par Expertis IT, consultez la page consacrée à l’infogérance. Ce guide pratique ne remplace pas l’avis d’un conseil juridique pour l’examen ou la négociation d’un contrat.
Clarifiez les objectifs de votre entreprise
Commencez par expliquer pourquoi votre PME envisage d’externaliser tout ou partie de son informatique. Des objectifs hiérarchisés permettent au prestataire de comprendre votre situation et de concentrer son étude sur les besoins réellement prioritaires.
- Réduire les interruptions et les incidents récurrents
- Donner aux collaborateurs un accès structuré à l’assistance
- Renforcer le suivi des équipements et des systèmes
- Préparer une évolution d’infrastructure ou une migration
- Améliorer la sauvegarde, la sécurité ou la continuité d’activité
- Compenser un manque de compétences informatiques en interne
- Obtenir une meilleure visibilité sur le budget informatique
Identifiez les utilisateurs et les sites concernés
Le nombre d’utilisateurs ne suffit pas à décrire les besoins d’assistance. Documentez également les lieux de travail, les horaires d’activité et les usages particuliers afin de distinguer les collaborateurs sédentaires, mobiles ou en télétravail.
- Nombre approximatif d’utilisateurs
- Nombre de sites à prendre en compte
- Répartition des équipes entre les différents sites
- Collaborateurs en télétravail ou régulièrement en déplacement
- Horaires habituels d’utilisation du système informatique
- Équipes soumises à des contraintes opérationnelles particulières
- Interlocuteur interne chargé de coordonner la demande
Préparez un inventaire simple du parc informatique
Un inventaire même incomplet constitue une base utile pour cadrer la demande. Rassemblez les documents déjà disponibles sans attendre de disposer d’un relevé parfaitement exhaustif. L’offre All Inclusive PME comprend un audit initial complet du parc portant notamment sur le matériel, les logiciels, le réseau, la sécurité et les performances générales.
- Postes fixes et ordinateurs portables
- Serveurs physiques ou virtuels
- Imprimantes et périphériques partagés
- Pare-feu, routeurs, commutateurs et bornes Wi-Fi
- Systèmes d’exploitation utilisés
- Principaux logiciels métiers
- Équipements anciens, instables ou prochainement renouvelés
- Matériels appartenant à l’entreprise ou mis à disposition par un tiers
Cartographiez les applications et les dépendances critiques
Certaines applications conditionnent directement la production, la facturation ou les échanges avec les clients. Indiquez celles dont l’indisponibilité aurait un impact important et précisez, lorsque vous le savez, où elles sont installées et qui les maintient. Les projets d’évolution peuvent être approfondis sur la page Infrastructures et Cloud.
- Logiciels de gestion, de comptabilité ou de production
- Messagerie et outils collaboratifs
- Applications hébergées sur un serveur interne
- Services cloud utilisés par les équipes
- Bases de données nécessaires à l’activité
- Connexions entre plusieurs applications
- Prestataires ou éditeurs intervenant sur les outils métiers
- Applications devant rester accessibles à distance
Résumez les incidents et irritants actuels
Un historique détaillé n’est pas indispensable pour engager la discussion. Une synthèse des difficultés fréquentes aide déjà à repérer les sujets à analyser et à distinguer les incidents ponctuels des problèmes durables.
- Pannes ou ralentissements récurrents
- Problèmes de connexion, de Wi-Fi ou d’accès distant
- Difficultés liées à la messagerie
- Postes nécessitant des interventions fréquentes
- Applications instables ou devenues trop lentes
- Demandes utilisateurs restant sans réponse
- Interruptions ayant affecté plusieurs collaborateurs
- Problèmes apparus après une modification récente
Rassemblez les éléments sur la sécurité et les sauvegardes
Préparez une vue factuelle des dispositifs actuellement utilisés, sans transmettre de mots de passe ni d’identifiants dans votre demande initiale. Si votre PME souhaite revoir ces sujets, la page Sécurité et Réseaux présente les domaines techniques couverts par Expertis IT.
- Solutions antivirus actuellement déployées
- Présence d’un pare-feu et personne chargée de son administration
- Méthodes d’accès à distance utilisées
- Authentification renforcée activée sur les services sensibles
- Données et systèmes actuellement sauvegardés
- Emplacement connu des sauvegardes
- Fréquence des sauvegardes lorsqu’elle est connue
- Date du dernier test de restauration lorsqu’elle est connue
- Incidents de sécurité ou pertes de données déjà rencontrés
Recensez les contrats, licences et prestataires existants
La gestion du système d’information dépend souvent de plusieurs fournisseurs. Réunir leurs coordonnées et les principales informations contractuelles facilite l’identification des responsabilités et des dépendances, sans demander immédiatement la résiliation d’un service existant.
- Fournisseur d’accès à Internet
- Opérateur de téléphonie
- Éditeurs des logiciels métiers
- Prestataire informatique actuel
- Fournisseurs de services cloud ou d’hébergement
- Contrats de location ou de maintenance du matériel
- Licences logicielles et abonnements connus
- Dates d’échéance que l’entreprise souhaite signaler
- Contacts techniques disponibles chez chaque fournisseur
Définissez vos attentes en matière d’assistance
Décrivez l’expérience attendue par les utilisateurs plutôt que d’imposer immédiatement une solution technique. Le prestataire pourra ainsi rapprocher vos contraintes des modalités d’assistance adaptées à votre organisation.
- Personnes devant pouvoir contacter le support
- Incidents devant être traités en priorité
- Besoin de téléassistance
- Situations susceptibles de nécessiter une intervention sur site
- Niveau d’autonomie de l’interlocuteur informatique interne
- Langues ou contraintes d’accessibilité à prendre en compte
- Informations attendues pendant le suivi d’une demande
- Besoins particuliers liés aux périodes de forte activité
Préparez les accès nécessaires à un éventuel audit sans les communiquer trop tôt
Un audit peut nécessiter l’intervention de personnes connaissant le réseau, les serveurs ou les applications. Identifiez ces interlocuteurs en amont, mais attendez qu’un cadre sécurisé soit défini avant de communiquer des accès administrateurs ou des données sensibles.
- Responsable autorisé à valider l’accès aux équipements
- Interlocuteur connaissant l’architecture informatique
- Contact des prestataires détenant certains accès
- Disponibilités des personnes indispensables à l’audit
- Locaux ou équipements soumis à des restrictions d’accès
- Procédure interne d’autorisation d’une intervention
- Informations sensibles nécessitant des précautions particulières
Utilisez ce modèle de brief copiable
Copiez ce modèle dans un document ou un e-mail, puis complétez chaque rubrique avec les éléments dont vous disposez. Indiquez simplement « inconnu » lorsqu’une information manque afin de ne pas retarder votre prise de contact.
- Entreprise et activité :
- Nom, fonction, téléphone et e-mail de l’interlocuteur :
- Objectifs prioritaires de l’externalisation :
- Nombre approximatif d’utilisateurs :
- Nombre de sites et organisation du travail à distance :
- Résumé des postes, serveurs et équipements réseau :
- Applications et données critiques :
- Incidents ou difficultés récurrents :
- Dispositifs actuels de sécurité et de sauvegarde :
- Prestataires, contrats, licences et échéances connus :
- Périmètre informatique envisagé pour l’externalisation :
- Contraintes d’accès, d’horaires ou d’activité :
- Projets informatiques déjà prévus :
- Questions à aborder avec le prestataire :
Adaptez la démarche à votre besoin
La préparation d’un projet d’infogérance peut inclure la transmission du brief, un échange sur les objectifs, une analyse de l’environnement et la clarification du périmètre. Cette démarche reste indicative et dépend du prestataire comme du besoin exprimé. Expertis IT mentionne spécifiquement un audit initial complet du parc en préambule aux prestations de son offre All Inclusive PME, sans que cela signifie qu’un audit précède systématiquement toute demande de devis.
- Transmettre le brief préparatoire
- Présenter les objectifs et les contraintes
- Déterminer si une analyse complémentaire du parc est nécessaire
- Clarifier le périmètre à prendre en charge
- Hiérarchiser les priorités techniques et opérationnelles
- Préciser les attentes en matière d’assistance et d’évolution
- Comparer la proposition reçue avec le périmètre demandé
Questions fréquentes
Faut-il disposer d’un inventaire complet avant de demander un devis ?
Non. Réunissez les informations déjà accessibles et indiquez les éléments inconnus. Si une analyse plus précise du parc est nécessaire, ses modalités pourront être définies avec le prestataire.
Quelles informations sont indispensables pour un premier échange ?
Préparez au minimum une estimation du nombre d’utilisateurs et de sites, les principales applications, les difficultés actuelles, les priorités de l’entreprise et les coordonnées de l’interlocuteur chargé du projet.
Doit-on transmettre les mots de passe avec la demande ?
Non. Ne communiquez pas de mot de passe ni d’accès administrateur dans une demande initiale. Les éventuels accès nécessaires à une analyse du parc doivent être organisés dans un cadre sécurisé.
Comment présenter un parc réparti sur plusieurs sites ?
Indiquez chaque site concerné, le nombre approximatif d’utilisateurs et d’équipements, les usages particuliers ainsi que les contraintes d’accès ou de connexion connues.
L’audit initial est-il inclus dans toutes les demandes de devis ?
L’audit initial complet du parc est présenté dans le cadre de l’offre All Inclusive PME. Il ne faut pas en déduire qu’il intervient systématiquement avant chaque devis ou pour toutes les prestations.
Cette checklist permet-elle de vérifier juridiquement un contrat ?
Non. Elle sert à préparer l’analyse technique et la demande de devis. Les clauses contractuelles, la protection des données et les obligations propres à votre activité doivent être examinées avec un conseil juridique compétent.
Présentez votre besoin d’infogérance à Expertis IT
Votre brief est prêt ? Appelez Expertis IT au 0805.69.52.69 ou [contactez directement l’équipe pour présenter votre parc et demander un devis d’infogérance](https://expertis-it.fr/contactez-nous/).