Une demande de devis d’infogérance gagne en précision lorsque votre environnement informatique, vos difficultés et vos attentes sont clairement présentés. Cette checklist vous aide à rassembler les éléments utiles, à préparer votre site et à poser les bonnes questions avant de contacter un prestataire. Pour consulter directement les services proposés par Expertis IT, rendez-vous sur la page consacrée à l’offre d’infogérance All Inclusive PME.
1. Désignez les interlocuteurs du projet
Identifiez la personne capable de présenter l’organisation informatique de l’entreprise et celle qui validera le futur contrat. Si la gestion technique est partagée entre plusieurs collaborateurs ou prestataires, précisez leurs responsabilités afin de faciliter les échanges.
- Nom et fonction du responsable du projet
- Coordonnées de l’interlocuteur technique
- Coordonnées du décisionnaire
- Prestataires informatiques actuellement impliqués
- Personnes à consulter pour les accès, les logiciels métiers et la sécurité
2. Préparez un inventaire simple du parc informatique
Il n’est pas nécessaire de disposer immédiatement d’un inventaire technique exhaustif. Commencez par recenser les équipements utilisés et leur emplacement. Indiquez clairement les données manquantes afin qu’elles puissent être complétées lors des échanges. Expertis IT prévoit un audit complet du parc informatique en préambule à ses prestations.
- Nombre d’ordinateurs fixes et portables
- Nombre d’utilisateurs réguliers et occasionnels
- Postes partagés entre plusieurs collaborateurs
- Serveurs physiques ou virtuels
- Équipements réseau et pare-feu
- Imprimantes et périphériques nécessaires à l’activité
- Matériels utilisés en mobilité
- Équipements anciens ou déjà prévus pour un remplacement
3. Cartographiez les sites et les conditions d’accès
La préparation doit aussi couvrir les lieux où se trouvent les utilisateurs et les équipements. Pour chaque site concerné, notez les contraintes pratiques susceptibles d’avoir un impact sur une intervention technique, sans communiquer de mot de passe dans la demande initiale.
- Adresse de chaque site concerné
- Nombre d’utilisateurs par site
- Équipements présents sur chaque site
- Horaires d’accès possibles
- Personne autorisée à accueillir un technicien
- Contraintes de sécurité ou d’accès aux locaux techniques
- Collaborateurs en télétravail ou en déplacement
4. Recensez les applications indispensables à l’activité
Présentez les outils dont une interruption affecterait directement le fonctionnement de l’entreprise. Cette vue métier aide le prestataire à comprendre vos priorités sans se limiter à une liste de matériels. Pour un environnement local, virtualisé ou cloud, vous pouvez également consulter les solutions d’infrastructure et de cloud.
- Messagerie professionnelle
- Logiciels métiers
- Outils de gestion et de comptabilité
- Applications hébergées localement
- Services cloud utilisés
- Accès à distance
- Dépendances entre applications, serveurs et connexions internet
- Contacts des éditeurs ou intégrateurs concernés
5. Décrivez les incidents et irritants actuels
Appuyez votre demande sur des situations concrètes plutôt que sur une formule générale comme « améliorer l’informatique ». Expliquez ce qui perturbe les utilisateurs, les tâches concernées et les conséquences opérationnelles observées.
- Pannes récurrentes
- Lenteurs des postes ou des applications
- Difficultés de connexion au réseau
- Problèmes de messagerie
- Incidents liés au travail à distance
- Demandes utilisateurs fréquemment répétées
- Interruptions ayant bloqué une activité essentielle
- Problèmes non résolus par le prestataire actuel
6. Clarifiez vos attentes avant le premier échange
Les éléments susceptibles d’être couverts et les modalités de facturation doivent être vérifiés directement avec le prestataire. Expertis IT présente une tarification forfaitaire au poste ou à l’utilisateur pour son offre All Inclusive PME. Préparez votre organisation réelle afin de demander quel modèle correspond au mieux à votre parc et à vos usages.
- Utilisateurs devant accéder au support
- Équipements à intégrer au périmètre
- Plages pendant lesquelles le support est nécessaire
- Situations nécessitant une intervention sur site
- Systèmes devant faire l’objet d’une supervision
- Responsabilités conservées en interne
- Responsabilités confiées au prestataire
- Équipements ou logiciels à exclure du contrat
- Modalités de gestion des arrivées et départs de collaborateurs
7. Faites le point sur la sécurité et la sauvegarde
Présentez les dispositifs déjà en place sans supposer qu’ils seront inclus dans le futur contrat. Demandez au prestataire de distinguer les mesures intégrées à sa proposition, les options et les projets séparés. La page Sécurité et réseaux d’Expertis IT permet d’examiner les solutions proposées dans ce domaine.
- Solution antivirus actuellement utilisée
- Pare-feu et équipements de protection du réseau
- Emplacement des sauvegardes
- Fréquence des sauvegardes configurées
- Date du dernier test de restauration connu
- Données considérées comme sensibles ou essentielles
- Mesures de chiffrement existantes
- Procédure connue en cas d’incident
- Besoins éventuels de reprise d’activité
8. Signalez les changements prévus
Un besoin imminent peut modifier les priorités de l’accompagnement. Présentez les projets déjà décidés ou envisagés, même si leur calendrier n’est pas encore fixé. Le prestataire pourra alors séparer clairement la gestion courante des opérations ponctuelles dans sa proposition.
- Arrivée ou départ de collaborateurs
- Ouverture, fermeture ou déménagement d’un site
- Renouvellement d’ordinateurs ou de serveurs
- Déploiement d’un nouveau logiciel
- Migration de messagerie
- Évolution de l’infrastructure
- Projet cloud
- Modification importante de l’organisation du travail
9. Préparez votre grille de comparaison des devis
Comparez chaque proposition sur un périmètre identique et demandez des réponses écrites lorsque certaines conditions manquent de clarté. Un montant seul ne permet pas de savoir si deux offres couvrent les mêmes utilisateurs, équipements et situations.
- Mode de facturation proposé
- Utilisateurs et équipements couverts
- Services inclus et exclus
- Modalités d’accès au support
- Conditions de téléassistance
- Conditions des interventions sur site
- Périmètre de la supervision
- Mesures de sécurité prévues
- Traitement des demandes hors contrat
- Gestion des nouveaux utilisateurs et équipements
- Modalités de suivi des demandes
- Conditions de modification ou de fin du contrat
10. Finalisez la demande avant son envoi
Regroupez les éléments disponibles dans un document de synthèse et hiérarchisez vos attentes. Une fois cette préparation terminée, utilisez la page de contact Expertis IT pour présenter votre besoin et demander un échange.
- Présentation courte de l’entreprise et de son activité
- Nombre de sites, d’utilisateurs et de postes
- Résumé de l’environnement informatique
- Difficultés prioritaires
- Services attendus
- Contraintes d’accès aux sites
- Projets à venir
- Coordonnées des interlocuteurs
- Questions à traiter pendant le premier échange
Questions fréquentes
Faut-il disposer d’un inventaire complet avant de demander un devis ?
Non. Préparez les informations dont vous disposez et identifiez celles qui manquent. Expertis IT prévoit un audit complet du parc informatique en préambule à ses prestations.
Dois-je communiquer mes mots de passe avec ma demande ?
Non. Une demande initiale peut décrire les équipements, les logiciels et les contraintes d’accès sans transmettre d’identifiants ni de mots de passe.
Comment choisir entre une facturation au poste et à l’utilisateur ?
Décrivez le nombre d’utilisateurs, les postes partagés, les équipements multiples et les usages mobiles. Demandez ensuite au prestataire de préciser le modèle proposé, son périmètre et le traitement des équipements ou utilisateurs supplémentaires.
Quelles questions poser sur les interventions sur site ?
Demandez dans quelles situations une intervention est déclenchée, quels sites et équipements sont couverts, et comment sont traitées les opérations qui ne relèvent pas du contrat.
Comment comparer deux devis d’infogérance ?
Utilisez une grille commune portant sur les utilisateurs, les équipements, le support, la supervision, la sécurité, les interventions sur site et les exclusions. Faites préciser par écrit toute différence de périmètre.
Préparez votre demande et obtenez un devis d’infogérance
Votre checklist est prête ? Présentez votre parc, vos priorités et les services attendus à Expertis IT. Appelez le 0805.69.52.69 ou demandez un devis depuis la page Contact : https://expertis-it.fr/contactez-nous/.